Đóng dấu giáp lai, đóng dấu chữ ký, và đóng dấu treo thế nào là đúng quy định?

Dấu giáp lai, dấu chữ ký, hay dấu treo là một thành phần bắt buộc trong một số văn bản để đảm bảo tính hợp pháp của văn bản. Vậy đóng dấu giáp lai, dấu chữ ký, và đóng dấu treo sao cho đúng quy định?

1. Hướng dẫn đóng dấu giáp lai đúng quy định

Theo điểm đ khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì dấu giáp lai phải được đóng theo các quy định sau:

  • Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.
  • Mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
  • Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

Hướng dẫn đóng dấu giáp lai (Ảnh minh họa)


2. Hướng dẫn đóng dấu chữ ký đúng quy định

Theo Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì dấu chữ ký phải được đóng theo các quy định sau:

  • Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.
  • Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
  • Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

Hướng dẫn đóng dấu chữ ký (Ảnh minh họa)

3. Cách đóng dấu treo

Cách thức đóng dấu treo sẽ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định chứ không có chuẩn chung luật định. Thông thường, khi đóng dấu treo thì đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức, hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020.

 Hướng dẫn đóng dấu treo (Ảnh minh hoạ).


Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, ví dụ như đóng dấu treo vào phụ lục văn bản.